فناوری اطلاعات چیست؟
فناوری اطلاعات یا IT شامل دو وجه است که باهم به مرور آن می پردازیم:
فناوری کامپیوتر:
همه ی ما با کامپیوتر آشنایی داریم. “ماشینی است دارای حافظه و قابل برنامه ریزی که از سرعت و دقت بالایی برخوردار است.”همان طور که می دانید استفاده از کامپیوتر به طور منفرد امکان پذیر است و می تواند بسیاری از نیاز های ما را بر طرف کند.
یک برنامه نویس می تواند پشت یک سیستم بنشیند و شروع به نوشتن برنامه کند، بدون آنکه احتیاج به چیز دیگری داشته باشد.
فناوری ارتباطات:
بی شک شما با این فناوری هم آشنایی کاملی دارید. به طور کلی “فناوری ارتباطات که فناوری ارتباط از راه دور نیز نامیده می شود، شامل تمام وسایل الکترو مغناطیسی و سیستم های مختلف جهت برقراری ارتباط از راه دور است.” مثال بارز این فناوری، تلفن، رادیو و … است که سالهاست همه ی ما جز استفاده کننده های آنها هستیم.
فناوری اطلاعات: فناوری کامپیوتر + فناوری ارتباطات:
تصور کنید شخصی دارای مقدار زیادی اطلاعات است و باید آن را برای شخص دیگری در مکانی دور بفرستد. اینجاست که دیگر فناوری کامپیوتر به تنهایی جواب گو نیست و فناوری ارتباطات نیر باید وارد عمل شود.
و در این زمان است که فناوری اطلاعات شکل میگیرد. “فناوری اطلاعات، محاسبات کامپیوتری را با پیوند های ارتباطی دارای سرعت جهت حمل اطلاعات، صدا، تصاویر و … ترکیب می کند.
” شبکه ی شتاب بانک های ایران می تواند مثال کاملا ملموسی برای این موضوع باشد.
دسترسی آنلاین به اطلاعات خود و برداشت و واریز پول در کسری از زمان و به تبع آن صرفه جویی هنگفت در وقت و هزینه می تواند به خوبی کارکرد های بزرگ آی تی را نشان دهد.
واحد IT گروه مهندسی زمانیان، وظیفه نگه داری و بروزرسانی تکنولوژیهای موجود و نیز پیادهسازی تکنولوژیهای جدید را در گروه مهندسی زمانیان بعهده دارد.
تیم فناوری اطلاعات IT، گروه مهندسی زمانیان، بطور مستمر در حال بررسی نیازهای مجموعه میباشد تا در صورت امکان از این تکنولوژیهای جدید، جهت بهبود روشها در مجموعه استفاده نماید.
حفاظت از شبکه داخلی گروه مهندسی زمانیان و سرویسهای مختلف مانند ایمیل، وبسایت و فروش از طریق اینترنت، پشتیبانی فنی و سختافزاری، مدیریت سایتهای تحتشبکه، حفاظت فنی از سرویسها، ارائه سرویس اینترنت و مدیریت وب سایت و اتوماسیون اداری که تحت شبکه می باشد، از جمله وظایف واحد فناوری اطلاعات IT گروه مهندسی زمانیان میباشد.
مدیریت فناوری اطلاعات IT
این مسوولیتها از یك سو به مهارتهای عمومی مدیریت IT و از سوی دیگر به مهارتهای تخصصی او مرتبط هستند. این مسوولیتها را از دیدگاه دیگری نیز میتوان تقسیمبندی كرد.
اگر خوب دقت كنیم متوجه میشویم كه برخی از وظایف مدیریت IT، مقولات نرمافزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبههای راهبردی مدیریت است و برخی دیگر از وظایف او با مقولاتی سخت افزاری مانند دستگاهها و سیستمهای كامپیوتری گره خورده است.
ایده اصلی و كلی مدیریت فناوری اطلاعات در سازمان این است كه یك نفر به نام CIO باید علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت افزاری و نرم افزاری، در سازمان، زمینه گردش صحیح و بهرهبرداری مناسب از این اطلاعات و اندوختههای علمی را در سازمان فراهم سازد.
به یك تعبیر میتوان نقش مدیر فناوری اطلاعات در سازمان را به سیستم گردش و كنترل سوخت، آب و روغن در یك اتومبیل تشبیه كرد.
چنین سیستمی علاوه بر فراهم ساختن بستر گردش این سه ماده حیاتی در اتومبیل، بهطور مرتب بر روند حركت آنها در سراسر سیستم نظارت میكند.
اما بدیهی است كه یك سازمان چیزی بیش از یك ماشین است و نقش انسانی و تدبیر یك CIO در مجموعه وظایف و اختیارات او، از اهمیت فوقالعادهای برخوردار است.
بنابراین، مقولاتی نظیر بودجه بندی، مدیریت پروژه و مدیریت استراتژیك فناوری اطلاعات در سازمان نیز جزو مسوولیتهای اصلی مدیریت فناوری اطلاعاتIT می باشد.
شرح وظایف مدیریت فناوری اطلاعات به شرح ذیل می باشند :
مدیریت خدمات و ابزارهای دپارتمانIT :
به طور طبیعی اولین انتظاری كه سازمان از یك مدیر ارشد اطلاعات دارد، مدیریت روزمره خدمات و ابزارهای واحد ITسازمان است.
این واحد، بستر لازم برای فعالیتهای اطلاعاتی روزمره سایر واحدهای سازمان مانند دبیرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداری و بخشهای دیگر را فراهم میكند.
مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید بر حُسن اجرای وظایف این بخش از سازمان نظارت دائمی داشته باشد. همچنین بسیار محتمل است كه واحدIT، خدمات ویژهای نیز به كارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اینترنت یا سرویس ذخیرهسازی فایل در شبكه).
در اینصورت، مدیر اطلاعات باید بر نحوه ارائه این خدمات نیز نظارت داشته باشد.
مدیریت كارشناسان IT :
بدیهی است كه تا دو یا چند نفر به عنوان كارشناس كامپیوتر و فناوری اطلاعات در یك سازمان مشغول به كار نباشند، صحبت از مدیریت فناوری اطلاعات در آن سازمان معنایی نخواهد داشت. چنانكه پیشتر هم گفتیم، چگونگی تعامل با این كارمندان و به اصطلاح سر و كله زدن با كارشناسان IT سازمان، یكی از دغدغهها و مسوولیتهای اصلی یك CIO است.
مدیریت ارتباطات :
یكی از بخشهای مدیریت اطلاعات در سازمان، تسهیل روند آن دسته از ارتباطات درون و برون سازمانی است كه به واسطه ابزارهای ارتباطی الكترونیكی و كامپیوتری میان كارمندان شركت از یك سو و نیز میان كارمندان و مخاطبان فعالیتهای سازمان از سوی دیگر صورت میگیرد.
نحوه دخالت مدیر ارشد اطلاعات در این زمینه بیشتر فنی و تكنیكی است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاری است.
وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این زمینه آن است كه با شناسایی نقاط ضعف و قوت شریانهای اطلاعاتی درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بیرون از سازمان، به طور مداوم در فكر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه ای كه كارمندان سازمان برای ارتباط گیری میان خود و مراجعان و مشتریان سازمان با كمترین مانعی روبرو شوند.
فراهم ساختن امنیت اطلاعات و ارتباطات :
وقتی صحبت از زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان به میان میاید، بیدرنگ مهمترین موضوعی كه به ذهن خطور میكند مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است.
یك ساختار ارتباطی هرچقدر هم كه پیشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلی بهكارگیری فناوری اطلاعات در سازمان را زیر سوال میبرد و همه كاركردهای مثبت آن را به خطر میاندازد.
مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید متوجه باشد كه اگر به موازات تسهیل روند گردش اطلاعات در سازمان فكری به حال افزایش امنیت بستر اطلاعاتی نكند، افزایش میزان تبادل اطلاعات عملا به معنی به خطرانداختنِ هرچه بیشتر دانش، تجربه، سرمایه معنوی و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است كه گاه ارزش اقتصادی یا راهبردی فراوان دارد.
مدیریت دانش :
از آنجا كه امروزه اطلاعات، یكی از اشكال اصلی و مهم سرمایه در سازمانهای مترقی محسوب میشود، میتوان پیشبینی كرد كه آن دسته از سازمانها كه خود را نیازمند بهرهگیری از توان یك مدیر ارشد اطلاعات در مجموعه كادر مدیریت سازمان میبینند، لابد به سطحی از پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات رسیدهاند كه دانش و اطلاعات ذخیرهشده در سازمان، به كالایی گرانبها در میان انواع سرمایه ها و داشتههای سازمان تبدیل شده است.
مدیریت دانش یا Knowledge Management در واقع یك مدیریت استراتژیك است.
همانطور كه كنترل سرمایههای مالی سازمان یكی از حساسترین و راهبردیترین پایههای مدیریت آن است، برای سازمانی كه از روشهای دانش بر در كسب و كار خود استفاده میكند نیز كنترل سرمایههای اطلاعاتی سازمان بسیار مهم و كلیدی است.
بدون شك این مورد یك از مهمترین مسوولیتهای یك CIO است.
مدیریت محتوا :
یكی دیگر از وظایف مهم CIO كه ارتباط تنگاتنگی با امور اطلاعاتی روزمره سازمان دارد، نحوه مدیریت محتوا یا Content Managementاست.
در اینجا منظور از محتوا چیزی جز همان دادهها و اطلاعات با ارزشی كه بر بستر ارتباطی سازمان جاری است نمیباشد.
بهترین تعبیری كه از مفهوم مدیریت محتوا در یك سازمان میتوان ارائه كرد همان است كه اصطلاحا Digital Workflow یا چرخه دیجیتالی امور اطلاعاتی سازمان نامیده میشود.
این چرخه ممكن است فقط محدود به آن دسته از اطلاعات كه در كالبد سیستمهای كامپیوتری تولید و پردازش میشوند باشد، یا به تدریج تمام چرخههای غیر دیجیتالی بروكراسی سازمان را نیز دربرگیرد و آنها را هم شامل شود.
بودجه بندی :
مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در یك سازمان، كار بسیار حساس و ظریفی است.
باید همواره به خاطر داشته باشید كه فناوری اطلاعات آمده است كه تا چرخه امور در كسب و كار سازمان را تسهیل كند.
اگر قرار باشد بهكارگیری فناوری اطلاعات هزینههای سازمان را افزایش دهد و بهرهوری اندكی ایجاد كند، با توجه به پیچیدگیهای فنیIT و نیاز مبرم آن به نیروی متخصص ماهر، در مجموع كسب و كار سازمان به جای حركت به سمت چابكی و كارآمدی، به سمت كاهش بازده و پیچیدگی بیشتر حركت خواهد كرد.
در چنین شرایطی ممكن است مدیریت سازمان از پیادهسازی فناوری اطلاعات در مقیاس عمده صرفنظر كند. هنرCIO این است كه یك برنامه زمانی قابل دفاع از نحوه هزینه شدن بودجه اختصاص یافته به توسعه كاربری فناوری اطلاعات در سازمان ارائه نماید.
به گونهای كه دیگر مدیران سازمان به تدریج آثار مثبت بهكارگیری فناوری اطلاعات را احساس كنند.
مدیریت پروژه :
گاهی اوقات انجام ماموریتهای محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام رساندن پروژههای ویژه كوچك و بزرگی است كه فراتر از امور روزمره و عادی این واحد هستند.
در چنین مواقعی كنترل روند آغاز و پایان پروژه بسیار حیاتی است. پروژههای مرتبط با فناوری اطلاعات، حتی پروژههای كوچك، نوعاً دارای سطحی از پیچیدگی و ظرافت هستند كه اگر پیشبینی نشوند، انجام این پروژهها نهایتا حاصلی جز صرف هزینههای زیاد و بازده اندك نخواهند داشت.
زمانبندی انجام پروژههای مشابه نیز از یك سازمان به سازمان دیگر تفاوت دارد، زیرا سیستم كسب و كار، زیرساخت اطلاعاتی و میزان تخصص و دانش نیروی انسانی در سازمانها متفاوتند.
مدیران باتجربهتر میتوانند با توجه به وضعیت كنونی سازمان و نوع ماموریت و كسب و كار سازمان، پیشبینی كنند كه یك پروژه مشخص چقدر زمان میبرد و به چه پیشنیازهایی وابسته است.
در واقع هنگامی كه پای اجرای یكی از این پروژهها به میان میاید، هیچكس بهتر از CIO قادر به تصمیمگیری صحیح در این زمینه نیست و از همین رو مدیریت و كنترل پروژه های IT بر عهده اوست.
ارتباط با سایر مدیران CEO ،CTO :
واحد IT سازمان، یك واحد مجزا نیست. فعالیت روزانه آن با اوضاع و احوال و نیازها و مشكلات سایر بخشهای سازمان گره خورده است.
در چنین شرایطی كاملا بدیهی به نظر میرسد كه تعامل با مدیران سایر بخشهای سازمان را جزو وظایف روزمره CIO بدانیم.
حتی گاهی اوقات این تعامل نقش استراتژیك و حساسی پیدا میكند. مثلا در برخی سازمانهای بسیار بزرگ (مانند شركتهای خودرو سازی) مدیران دیگری نیز وجود دارند كه بر حسن به كارگیری و مدیریت دیگر فناوریهای مورد نیاز سازمان نظارت كنند.
گاهی اوقات از اصطلاح CTO یا مدیر ارشد فناوری برای این منظور استفاده میشود.
در این گونه موارد، استفاده از فناوری پیشرفته فقط محدود به فناوری اطلاعات نیست، بلكه فناوریهای دیگری را نیز در بر میگیرد.
حتی در بعضی سازمانها، ممكن است CIO تحت مدیریت CTO كه به نوبه خود بر عملكرد تمام جنبههای فناورانه در سازمان نظارت میكند، عمل نماید.
به هرحال ساختار مدیریتی سازمان هرچه كه باشد، مدیر ارشد اطلاعات معمولا یكی از آندسته مدیرانی است كه بنا به ماهیت كار و مسوولیتش نیاز فراوانی به تعامل با دیگر مسوولین سازمان دارد.
این تعامل آنقدر مهم است كه فراتر از یك نیاز بلكه جزو مسوولیتهای اصلی او به شمار میرود.
مدیریت استراتژیك :
نهایتاً باید بر این نكته مهم تاكید كرد كه مدیریت فناوری اطلاعات یا به تعبیر دیگر، مدیریت اطلاعات سازمان یك مدیریت استراتژیك است.
معنای این حرف آن است كه ممكن است موقعیتهای حساس و سرنوشتسازی برای راهبری فناوری اطلاعات در سازمان پدید اید كه نیازمند تصمیمسازیها و تصمیمگیریهای به موقع و موثر باشد.
این ویژگی ناشی از ماهیت پویا و سیال فناوری اطلاعات و صنعت كامپیوتر است.
این صنعت خیلی سریع تغییر میكند و مدیریت مسائل مرتبط با آن، حتی در گستره كوچكی مثل یك سازمان (در مقایسه با گستره كلان جامعه) كندی و رخوت را برنمیتابد. تصمیمات باید سریع و موثر اتخاذ شوند. تصمیمهای دیر هنگام و یا اشتباه ممكن است عواقب جبرانناپذیری درپی داشته باشد.
متاسفانه هیچكس نمیتواند در چنین مواقعی به مدیر ارشد اطلاعات بگوید كه كدام تصمیم درست خواهد بود.
این وظیفه اوست كه با شناختی كه از واقعیتهای صنعت فناوری اطلاعات و مختصات كسب و كار سازمان، تصمیم درست و به هنگام را اتخاذ كند و برانجام آن پافشاری نماید.
با توجه به گستردگی و تنوع تاسیسات حرارتی و تاسیسات برودتی در بازار به لحاظ نوع برند و کیفیت محصولات نسبت به یکدیگر دامنه وسیعی از نیازهای مشتریان ایجاد می گردد که پاسخگویی مناسب به همه نیازهای مشتریان مستلزم فرایند برنامه ریزی دقیق و جامعی می باشد.
از این رو مجموعه ای که بتواند ارتباط موثر و تعادل مناسبی بین تقاضای بازار و توانایی های تولید برقرار سازد ضروری می باشد.
واحد مدیریت و فناوری اطلاعات IT به عنوان پل ارتباطی بازار و تولید، این وظیفه را در گروه مهندسی زمانیان به عهده دارد.
واحد مدیریت و فناوری اطلاعات IT علاوه بر تهیه و تدوین برنامه های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت فروش و بازاریابی با انجام فعالیت های تحقیقی و تحلیلی جهت به روز نگه داشتن واحد فروش در بازار رقابت و کمک به تصیم گیری های مدیریتی، واحد فروش را جهت مواجه شدن با بحران ها و نوسانات بازار یاری می دهد.
همچنین تحلیل قیمت ها و تعیین هزینه خدمات محصولات، محاسبه اقتصادی و محاسبه بار مالی برای مشتریان از دیگر وظایف اصلی این واحد می باشد.
اهداف و چشم اندازهای واحد مدیریت و برنامه ریزی IT
واحد IT همانند واحد های دیگری که در گروه مهندسی زمانیان وجود دارد، یک سری اهداف و چشم انداز هایی واسه خودش در نظر گرفته و آن ها را دنبال می کند.
این واحد در سال 1388 با هدف جذب و پذیرش نمایندگی از سراسر ایران و تعمال فیمابین بین انبوه سازان، مهندسین ساختمان، متخصصین تاسیسات و خریداران محترم سیستم های سرمایشی، گرمایشی و لوازم خانگی کار خود را رسماً شروع کرد.
اهدافی که واحد مدیریت و برنامه ریزی IT دنبال می کند عبارتند از :
- بزرگترین و معتبرترین گروه تخصصی در زمینه خدمات پس از فروش تاسیسات حرارتی و برودتی در سراسر ایران.
- بزرگترین و معتبر ترین گروه تخصصی در زمینه فروش تاسیسات حرارتی و برودتی و همچنین دستگاه تصفیه آب خانگی و تجاری در سراسر ایران.
- واردات سیستم های مدرن تهویه مطبوع.
- واردات دستگاه های تصفیه آب خانگی و صنعتی و رفع نیاز مشتریان در خصوص بهره مندی از آب سالم و گوارا.
- ایجاد بزرگترین مرکز آموزشی و پژوهشی در زمینه تاسیسات حرارتی و تاسیسات برودتی در جهت بالا بردن سطح کیفی دانش تمامی افرادی که در سطح ایران در این زمینه فعالیت می کنند.
- ایجاد بزرگترین مرکز مشاوره تخصصی در زمینه تاسیسات حرارتی و برودتی و لوازم خانگی با کادری مجرب و توانمند.
- ایجاد اولین و مفید ترین لوح فشرده اطلاع رسانی سیستم های سرمایشی و گرمایشی برای اولین بار در ایران که در اوایل 1389 این لوح فشرده ساخته شد و برای انبوه سازان و مهندسین ساختمان در سراسر ایران به صورت رایگان ارسال گردید.
- ایجاد اولین پایگاه اینترنتی و همچنین بزرگترین مرجع تخصصی، در زمینه سیستم های سرمایشی و گرمایشی در ایران که خوشبختانه خدا را شاکریم که توانستیم این مورد را هم به خوبی انجام دهیم و هم اکنون این پایگاه اطلاع رسانی به نشانی 7022.IR بر روی اینترنت قرار گرفته است.
بخشی از برنامه های واحد مدیریت و برنامه ریزی IT و فعالیت های مرتبط با مشتریان در گروه مهندسی زمانیان
- بهبود و ارتقاء سطح کیفیت ارائه خدمات فنی و نوآوری در ارائه خدمات به مشتریان
- کوتاه نمودن زمان پاسخگویی به درخواستهای فنی مشتریان (Fast Response)
- سازماندهی، برنامهریزی و اجرای پروژههای بهبود کیفیت محصولات و توسعه محصولات جدید با مشارکت مشتریان
- استفاده از تکنولوژی اطلاعات (IT) در ارتباط با مشتریان و زمینهسازی جهت E-Services , E- Business
- اندازهگیری سطح رضایتمندی مشتریان و ارتقاء سیستم دریافت و تحلیل بازخوردهای فنی – کیفی مشتریان
- معرفی و بازارسازی محصولات جدید و ارائه خدمات مشاورهای به مشتریان قبل از خرید کالا
- ایجاد سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (Customer Relationship Management)
- فرهنگ سازی، آموزش و ترغیب بازار به سمت مصرف محصولات بر اساس استانداردهای جدید بین المللی
